Każde postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego powinno rozpocząć się precyzyjnym określeniem oczekiwań i potrzeb instytucji zamawiającej. To jedna z najistotniejszych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, gdyż determinuje cały dalszy przebieg postępowania, łącznie z wyborem trybu i możliwością składania ofert – również tych zawierających rozwiązania o charakterze innowacyjnym, co jest szczególnie istotne z punktu widzenia wprowadzania nowych rozwiązań na rynek.

Czym jest dialog techniczny

Często ma miejsce sytuacja, gdy podmiot przeprowadzający postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego nie dysponuje wystarczająco szeroką wiedzą, niejednokrotnie specjalistyczną i bardzo rozległą, w zakresie nowoczesnych rozwiązań i technologii innowacyjnych dostępnych na rynku. W takim przypadku, dobrym rozwiązaniem jest zwrócenie się do profesjonalistów, w tym m.in. firm zewnętrznych wyspecjalizowanych w danej dziedzinie, aby jak najpełniej zbadać potrzeby i odnaleźć najbardziej korzystne rozwiązania. Tego typu dialog pomiędzy zamawiającym a sektorem prywatnym, służący sformułowaniu wymagań odnośnie przedmiotu zamówienia, niebędący trybem udzielenia zamówienia publicznego, został przewidziany w przepisach dyrektyw i określony mianem „dialogu technicznego”¹.

Uregulowania dotyczące dialogu technicznego znajdujące się w dyrektywach

Dyrektywa klasyczna 2004/18/WE w motywie 8 preambuły (i analogicznie dyrektywa sektorowa 2004/17/WE w motywie 15 preambuły) wprowadza zapis pozwalający na dyskutowanie specyfikacji technicznych z podmiotami zewnętrznymi przed wszczęciem każdej procedury o udzielenie zamówienia publicznego. Preambuła wskazuje, że przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówienia instytucje zamawiające mogą, przy wykorzystaniu dialogu technicznego, poszukiwać lub korzystać z doradztwa, które może znaleźć zastosowanie w trakcie przygotowywania specyfikacji, pod warunkiem jednak, że takie doradztwo nie spowoduje ograniczenia konkurencji.

Zastosowanie dialogu technicznego

Jak podkreśla się w literaturze², dialog techniczny ma za zadanie pomóc instytucji publicznej w opracowaniu specyfikacji technicznej, przy pomocy potencjalnych wykonawców, którzy niejednokrotnie są lepiej zorientowani w dostępności, potencjale, cenach, warunkach sprzedaży oraz dostępnych technologiach.

Dialog techniczny stanowi więc swego rodzaju możliwość zbadania opinii rynku i rozwiązań, które są na nim dostępne, na etapie poprzedzającym proces przetargowy. Dialog w swym założeniu ma służyć identyfikacji rozwiązań, które w jak najszerszym zakresie spełniają potrzeby zamawiającego i które mogą zostać odzwierciedlone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Co ważne, przeprowadzenie przez zamawiającego dialogu technicznego z wybranymi ekspertami, firmami konsultingowymi czy też specjalistami w danej dziedzinie nie może jednak dawać potencjalnemu wykonawcy przewagi nad konkurentami.

Niedopuszczalna pozostaje więc praktyka takiego prowadzenia dialogu, aby ustalić specyfikację techniczną poprzez odniesienie do wymogów, które będzie w stanie spełnić tylko jeden wykonawca³. Tego typu działanie pozostawałoby bowiem w sprzeczności z zasadą uczciwej konkurencji, jak i z całą ideą dialogu technicznego.

Dialog techniczny to narzędzie szczególnie przydatne w chwili organizowania procedury udzielenia zamówienia publicznego na przykład na systemy komputerowe, skomplikowany sprzęt teleinformatyczny czy medyczny, a więc wszędzie tam, gdzie dla prawidłowego zorganizowania postępowania niezbędne jest posiadanie specjalistycznej wiedzy z określonej dziedziny.

Dialog techniczny w polskiej ustawie Prawo zamówień publicznych

Obecnie ustawa Prawo zamówień publicznych nie przewiduje wprost dialogu technicznego, chociaż nie wyklucza możliwości korzystania przez zamawiających z profesjonalnego doradztwa na etapie poprzedzającym wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Dialog techniczny zostanie wprowadzony kolejną nowelizacją wraz z implementacją tzw. dyrektywy obronnej⁴ do polskiego porządku prawnego.

Stosujący dialog techniczny będą musieli jednak pamiętać o tym, że zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych wykonawca podlega wykluczeniu z postępowania w sytuacji, gdy wykonywał bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem postępowania lub posługiwał się w celu sporządzenia oferty osobami, które uczestniczyły w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tego wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie utrudni uczciwej konkurencji. A zatem, wykluczenie takie nie ma charakteru bezwarunkowego, konieczne jest bowiem wskazanie, że następuje ograniczenie konkurencji. W takim samym duchu wypowiedział się ETS⁵, który wskazał, że przepisy krajowe, które uniemożliwiają lub utrudniają udział potencjalnych wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykraczają poza to, co jest konieczne dla osiągnięcia celu w postaci równego traktowania oferentów. W konsekwencji bowiem, z postępowania mogą zostać wykluczone osoby których uczestnictwo nie stanowi niebezpieczeństwa dla uczciwej konkurencji. A zatem, wykluczenie z postępowania osób biorących udział w jego przygotowaniu nie może mieć charakteru bezwarunkowego.

Podsumowanie

Dialog techniczny to dobre rozwiązanie dla wszystkich tych zamawiających, którzy organizując postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie dysponują wystarczającą, specjalistyczną wiedzą dotyczącą rozwiązań funkcjonujących na rynku.

Sięgając jednak po tę instytucję należy mieć na względzie, że:

• Dialog techniczny nie stanowi trybu udzielania zamówień publicznych, jest on swego rodzaju konsultacją pozwalającą zamawiającemu na zbadanie opinii rynku i ustalenie obecnie funkcjonujących rozwiązań.
• Dialog techniczny odbywa się na etapie poprzedzającym proces przetargowy, a zatem przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówienia publicznego w wybranym trybie.
• Zastosowanie dialogu technicznego nie może naruszać fundamentalnych zasad procedury udzielania zamówień publicznych, jakimi są zasada uczciwej konkurencji czy równego traktowania.

Źródło: Informator Urzędu Zamówień Publicznych nr 2-3/2012

Przypisy:
1. Por. M. Rutkowska „Dialog techniczny jako instrument wspierania innowacyjności” w: „Nowe podejście do zamówień publicznych – zamówienia publiczne jako instrument zwiększania innowacyjności gospodarki i zrównoważonego rozwoju. Doświadczenia polskie i zagraniczne” cz. II – referaty na IV Konferencję Naukową 20 – 21.06.2011 r. Kazimierz Dolny, UZP, PARP 2011.
2. P. Trepte, „Zamówienia publiczne w UE objęte dyrektywą klasyczną”, Warszawa – Katowice 2006.
3. Por. broszura „Nowe podejście do zamówień publicznych – wyzwanie dla zamawiających – szansa dla małych i średnich przedsiębiorstw”, PARP 2010 r.
4. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/81/WE z dnia 13 lipca 2009 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania niektórych zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi przez instytucje lub podmioty zamawiające w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa i zmieniająca dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE (Dz. U. UE L 216 z dn. 20.08.2009 r., str. 76). Termin transpozycji dyrektywy do polskiego porządku prawnego mija dnia 21 sierpnia 2011 r.
5. Orzeczenie ETS z dn. 3 marca 2005 r. w połączonych sprawach C-31/03 i C-34/03.